Kosten und Nutzen von Portalen im Unternehmen

Mit der immer weiter voranschreitenden Technisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen sehen sich viele Verantwortliche heute mit einer Vielfalt Informationsquellen konfrontiert. Waren vorher die Aktivitäten und Prozesse unter Umständen nur in Papierform durch z.B. Arbeitsanweisungen oder Erfassungslisten abgebildet, wurden Bestellungen, intern wie extern, nur telefonisch oder persönlich entgegengenommen, also manuell erfasst, so erhoffen sich Unternehmen durch die Umstellung auf die elektronische Datenerfassung und Weiterverarbeitung die Beschleunigung und übersichtlichere Gestaltung der Geschäftsprozesse. Wo vorher diverse Papierablageformen (Körbchen, Ordner, Schublade, Hefter, ...) je nach Organisationsgrad mehr oder weniger „durchforstet“ werden mussten, soll die elektronische Erfassung Abhilfe schaffen. Allerdings ist eine Organisation nicht allein mit der Einführung von Textverarbeitung und Tabellenkalkulation am Arbeitsplatz erreicht. Solange keine zentrale Organisation erfolgt, herrscht am Arbeitsplatz der gleiche Wildwuchs auf der Festplatte, der auch im Schrank vorkommen kann. Die meisten mittelständischen Unternehmen sind in der heutigen Zeit mit Workstations ausgestattet, welche wiederum in einem Netzwerk zusammengeschlossen sind. Über dieses Netzwerk wird in der Regel ein eMail- Server betrieben, die gemeinsam genutzten Drucker eingebunden und evtl. ein Internet-Zugang bereitgestellt. Des Weiteren wird die in der Firma benutzte spezifische Software bereitgestellt, z.B. für die Buchhaltung, Lagerverwaltung, Vertragsverwaltung, den elektronischen Zahlungsverkehr, usw., für die u.U. jeweils eine zentrale Datenbank benötigt wird. Die Workstations selber wiederum sind in der Regel zusätzlich mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware ausgestattet. Der Angestellte startet von seiner Workstation die entsprechenden Programme um seine aktuelle Aufgabe zu bearbeiten und sichert das Ergebnis.